SK 49/07: Praksis, ledelse og offentlighet

Danmarks Biblioteksforening fylte hundre år i 2005.

Bildet er av formannen, Vagn Ytte Larsen.

Som ledd i feiringen har foreningen nå utgitt prosjektrapporten

Niels Ole Pors. Strategi, værdi og kvalitet. Del 1. Teorier og metoder. Del 2. Værktøjer og indikatorer. København: Danmarks Biblioteksforæning, 2007.

Første del handler om folkebibliotekenes betydning for samfunnet. Andre del handler om hvordan bibliotekenes virksomheten kan måles.

Det er min kollega Niels Ole Pors fra Danmarks Biblioteksskole som står bak prosjektet og rapporten. Han er, vil jeg tro, landets fremste ekspert på området – og har levert en god, oppdatert og mangesidig framstilling beregnet på praktiserende bibliotekarer.

Målet med denne publikasjonen, skriver DB,

”er at sikre klarhed, kvalitet, innovation og sammenhæng i biblioteksbetjeningen til borgerne og … samtidig … sikre større gennemsigtighed omkring bibliotekets udviklingsplaner. …

Der er tale om et praktisk måleverktøj, der angiver status …”

Rapporten er like relevant for Norge som for Danmark. Begge land er på vei inn i et samfunn der offentlige tjenester må begrunne og synliggjøre sin verdi. Den kunnskapsbaserte praksis er ikke en mote, men et krav.

Når miljøet forandrer seg

Organisasjoner er som organismer: de lever og utvikler seg i samspill med sine omgivelser. Dersom omgivelsene er stabile, trenger de ikke forandre seg på grunn av ytre forhold. Men når omgivelsene endrer karakter, må de tilpasse seg eller gå under.

Ingen kan love bibliotekene og bibliotekarprofesjonen et evig liv.

Bibliotekenes største utfordring i de nærmeste årene – la oss si i perioden 2000-2020 – er å mestre overgangen fra industri- til kunnskapssamfunn. Det betyr å finne en anerkjent og produktiv plass innenfor et samfunn med andre spilleregler enn den trygge og velkjente norske velferdsstaten.

Interessen for kunnskapsbasert praksis (KBP) er økende på mange fagområder. Begrepet stammer fra medisinen, der EBM eller evidence-based medicine, har fått stor innflytelse på medisinsk praksis de siste tjue årene.

KBP innebærer systematisk bruk av forskning for å forbedre den løpende praksis i et fag. I medisinen legger man særlig vekt på systematisk sammenlikning av ulike behandlingsmetoder ved hjelp av strengt kontrollerte eksperimenter.

På bibliotekets område kan vi ikke være like strenge. Det finnes svært få eksperimentelle undersøkelser – med kontrollgrupper – av bibliotekvirksomhet. Her må vi begynne med enklere metoder. Den tidligste vitenskapelige medisinen – med Hippokrates som symbol – bygde på systematisk observasjon av sykdomsforløp. På tilsvarende måte kan bibliotekene bli kunnskapsbaserte ved å bygge opp systematisk empirisk kunnskap om sin egen virksomhet.

Det vanskelige er ikke å skaffe seg kunnskap, men å bruke den.

Kunnskapsbasert praksis høres fint ut. Alle fornuftige mennesker ønsker jo å handle ut fra kunnskap, tenker vi. Men så enkelt er det ikke. Dersom den nye kunnskapen innebærer forandringer – som kanskje strider mot våre egne interesser – begynner vi å stritte i mot.

Vi foretrekker kunnskap som bekrefter det vi mener og gjør, framfor kunnskap som peker i retning av forandring.

Biblioteket som organisasjon

Første del av denne rapporten forteller om ulike tilnærminger til ”måling av bibliotek”. I praksis blir dette en innføring i ulike organisasjonsmodeller – eller måter å analysere organisasjoner på – anvendt på bibliotek. Begrepene, modellene og metodene er ikke spesifikt bibliotekfaglige, men ganske allmenne. Deler av stoffet gjelder alle typer moderne organisasjoner, mens andre er mest relevante for offentlige virksomheter.

Men eksemplene kommer selvsagt fra bibliotekmiljøet. Pors nevner for eksempel bibliotekets rolle som læringsrom – og trekker bl.a. fram disse punktene:

1. Læring blir mer kollektivt eller kollaborativ. Det innebærer færre individuelle leseplasser og flere grupperom, gjerne med utstyr for produksjon og visning.
2. Brukerne har ulik læringsstil og –atferd. Derfor bør det lages ulike små læringsmiljøer rundt om i lokalet.
3. Omfanget av selvbetjening vil øke. Det betyr at også personalet bør spres utover i lokalene.
4. Tverrfaglige studier og interesseområder er i vekst. Da må samlingene settes sammen og presenteres på nye måter.

Pors går altså inn for betydelige endringer i den tradisjonelle fysiske organiseringen. Skal et bibliotek ta dette på alvor, må mange rutiner og tilhørende tankemåter endres …

Kunnskap og endring

Skal nye resultater føre fram til ny praksis, trenger vi ledere som vil benytte kunnskap til å skape endring. Og skal profesjonen som helhet tilegne seg den nye kunnskapen, må både de empiriske studiene og de nye praksisene diskuteres åpent i fagmiljøet.

Forskning alene er ikke nok til å skape endring. Innovasjon møter nesten alltid motstand. Ny kunnskap stiller krav til aktørene om å etablere nye vaner og å lære nye ferdigheter. Ny kunnskap vil ofte forskyve maktforholdene i organisasjoner og fagfelt. Derfor trenger vi både en kunnskapsbasert ledelse og en kunnskapsbasert offentlighet for å implementere kunnskapen.

Slike prosesser er godt kjent fra det medisinske miljøet – og vil sikkert være de samme blant bibliotekarene. Vi er verken klokere eller dydigere enn våre medisinske venner.

Skal målinger av bibliotekenes virksomhet bli noe mer enn fingerøvelser, må de knyttes til bibliotekenes daglige praksis.

En balansert modell

Pors er inspirert av ideene bak Balanced Scorecard (BSC) – en analysemodell som vil unngå ensidig vektlegging av noen få faktorer. Et bibliotek som bare så på utlånet – eller bare på besøket – eller bare på lønnsutgiftene – eller bare på driftsbudsjettet, ville ha en ubalansert tilnærming.

I del 2 kommer Pors med konkrete forslag til et balansert indikatorsett. Han presenterer en liste på tjue indikatorer, fordelt på fem delområder: informasjonsressurser, innovasjon og læring, interne arbeidsprosesser, brukere og endelig økonomi og verdi for lokalsamfunnet.

Dette heftet er på nesten seksti sider, slik at det blir god plass til å diskutere og begrunne hvert enkelt område og hver enkelt indikator.

I forhold til dagens norske statistikk representerer innovasjon og læring en nyhet. Her søker Pors både å fange opp organisasjonens innovasjonsevne og den enkelte medarbeiders faglige utviklingspotensial. I begge tilfeller dreier det seg om læringsevne – og dette er åpenbart en viktig dimensjon når verden utenfor stiller nye krav.

Hvilke indikatorer man så skal velge, er ikke like entydig. For å få sammenliknbare data, må bibliotekene rett og slett bli enige om (eller pålagt) å bruke noen indikatorer framfor andre.

Slike valg er ofte tilfeldige. Hvordan skal fysisk styrke måles? Boksekamp, vektløfting eller først til målet i et maratonløp? Eller kanskje tikamp – atletenes egen BSC?

Læringsindikatorer

De fem ”læringsindikatorene” Pors foreslår, er

1. Antall medarbeidere som har deltatt i utviklingsprosjekter (prosent)
2. Antall medarbeidere som har deltatt i ekstern kompetanseutvikling (prosent)
3. Andel av budsjettet som brukes til kompetanseutvikling
4. Fraværsprosent (sykefravær, omsorgsfravær, offentlige verv)
5. Personalets vurdering av lederne i organisasjonen

Alle kan være enige om at innovasjon og læring er en viktig dimensjon som bør måles. Problemene oppstår når vi skal gå fra dimensjon – som er noe allment og abstrakt, til indikator – som er noe spesifikt og konkret. Grupper og komiteer som skal foreslå indikatorer, stopper ofte opp på dette stadiet i prosessen.

Selv synes jeg indikatorene 1-3 er uproblematiske. De to siste er jeg mer skeptisk til. Men løsningen er ikke å diskutere seg fram til det ideelle indikatorsettet. Vi bør heller prøve ut ulike indikatorer i vår sosiale praksis og studere hvordan de virker.

Med andre ord: jobb induktivt heller enn deduktivt. Måleinstrumenter utvikles best ved at de blir brukt.

Plan og handling

Rapporten fra Niels Ole Pors tilhører en velkjent bibliotekfaglig sjanger, som vi kan den statistiske arbeidsplan.

Slik planer foreslår en serie konkrete tiltak som bibliotekene kan eller bør gjennomføre. Den store svakheten ved denne sjangeren er frikoplingen fra en eksisterende statistisk praksis. Metodene kan i prinsippet gi oss mye relevant kunnskap. Men forslagene forplikter ingen konkrete bibliotek til faktisk å ta dem i bruk.

Skal bibliotekene arbeide kunnskapsbasert, må dette gapet mellom metodikk og praksis overvinnes. Da kan vi enten ta utgangspunkt i den eksisterende bibliotekstatistikken – som bibliotekene er pålagt å rapportere – og utvikle den i tråd med moderne forståelse av indikatorer. Dette er den veien som KOSTRA fulgte i 2006 og som ABM-utvikling slo inn på i 2007.

Alternativt kan bibliotekene selv utvikle og prøve ut nye indikatorer i sin egen statistiske praksis. Dette er det alternativbet det tyske bibliotekmiljøet valgte da BIX-systemet ble etablert.

Det samme skjer, i mindre skala, når Deichmanske og Bergen offentlige bibliotek på egen hånd setter i gang med å måle sin nettrafikk. Trafikktellingene i Lillehammer og Drammen har samme karakter. Vi nøyer oss ikke med å planlegge, men lar prosjektet omfatte både plan og handling.

Det danske prosjektet er godt forankret i det danske bibliotekmiljøet. Danmarks Biblioteksforening var oppdragsgiver, men Biblioteksstyrelsen (som står for den løpende statistikken), Bibliotekslederforeningen, Bibliotekarforbundet og Børne- og Kulturchefforeningen deltok i referansegruppa. Selve rapporten gir en utmerket oversikt over den engelske, den tyske og den amerikanske debatten om bibliotekindikatorer – i tillegg til den skandinaviske.

Det er mange likhetstrekk mellom BIX og det danske indikatorprosjektet. Jeg håper derfor danskene vil følge opp hundreårsrapporten med konkrete tiltak – og gjerne i liten skala. Finpussen og den store enigheten kan vente. Det er viktigst å starte å måle.

Jeg sier som Leibniz: calculemus.

Ressurser

Eksterne

• Margret Kruse (2003). Sicher ans Ziel – oder Warum es so schwer fällt, notwendige Ziele zu formulieren. Artikkel på nettstedet til BIX.

Interne

• Lys og luft på biblioteket
• Det svinger av BIX

VEDLEGG

Klipp:

Danmarks Biblioteksforening er et forum for politikere og fagfolk, der interesserer sig for kultur, oplysning og biblioteker. Foreningen blev grundlagt i 1905, og formålet er at fremme dansk biblioteksvæsen og virke for samarbejde og udveksling af erfaringer og ideer inden for hele kulturområdet med relation til bibliotekerne, inklusive kultur- og oplysningsinstitutioner i videste forstand.

Ca. 93% af befolkningen er repræsenteret i foreningen via de kommunale medlemskaber.

Danmarks Biblioteksforenings målsætning er:

• At forsvare og udvikle demokratiet ved at arbejde for at alle danskere har fri og lige adgang til al information
• At fremme dansk biblioteksvæsen med særligt fokus på folkebibliotekerne, så de fungerer som et kulturelt og informationsmæssigt samlingspunkt i lokalsamfundet
• At få indflydelse på biblioteksudviklingen gennem lobbyvirksomhed og politisk arbejde nationalt og lokalt
• At fremme bibliotekssagen gennem samarbejde mellem politikere, fagfolk og biblioteksinteresserede organisationer